Steuern & Finanzen
Rechnung schreiben: Pflichtangaben
Eine Rechnung muss bestimmte Angaben enthalten, damit sie steuerlich anerkannt wird. Dieser Ratgeber zeigt dir, was dazugehört und wie du typische Fehler vermeidest.
Die Pflichtangaben einer Rechnung
- Vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
- Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum
- Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
- Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (Leistungsdatum oder Leistungszeitraum)
- Nettobetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
- Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag, oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung
- Vereinbarte Minderungen wie Skonti oder Rabatte, soweit nicht im Entgelt enthalten
Fehlt eine Pflichtangabe, kann dein Kunde die Vorsteuer aus der Rechnung nicht abziehen. Das sorgt für Ärger mit Geschäftskunden.
Rechnungen als Kleinunternehmer
Nutzt du die Kleinunternehmerregelung, weist du keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen gehört ein Hinweis auf die Steuerbefreiung auf die Rechnung, zum Beispiel: "Steuerbefreiung nach § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung)."
Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro
Bei einem Gesamtbetrag bis 250 Euro brutto reichen nach § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung diese Angaben:
- vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung
- Gesamtbetrag inklusive Steuer und der Steuersatz, oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung
E-Rechnung: Was gilt wann?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Eine einfache PDF-Datei ist keine E-Rechnung.
- Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht aus.
- Bis 31. Dezember 2026: Bei Rechnungen an andere Unternehmen im Inland sind Papier- und PDF-Rechnungen weiter erlaubt.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen bei inländischen B2B-Umsätzen E-Rechnungen ausstellen.
- Ab 1. Januar 2028: Die E-Rechnung wird für alle inländischen B2B-Umsätze zur Pflicht.
Ausgenommen sind unter anderem Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro. Rechnungen an Privatpersonen sind ebenfalls nicht betroffen.
Fristen und Aufbewahrung
Bei Leistungen an Unternehmen musst du innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen. Kopien deiner Rechnungen bewahrst du acht Jahre auf, E-Rechnungen in ihrem elektronischen Originalformat.
Typische Fehler
- Rechnungsnummer doppelt vergeben oder Lücken ohne Erklärung
- Leistungsdatum vergessen
- Umsatzsteuer ausgewiesen, obwohl du Kleinunternehmer bist: Dann schuldest du sie trotzdem dem Finanzamt.
- Falscher Steuersatz
Häufige Fragen
Muss die Rechnungsnummer fortlaufend ohne Lücken sein?
Sie muss einmalig sein. Eine streng lückenlose Folge ist nicht vorgeschrieben, du kannst auch Präfixe wie Jahreszahl oder Kundennummer verwenden.
Darf ich Rechnungen per E-Mail als PDF verschicken?
An Privatkunden ja. An Unternehmen im Inland ist das bis Ende 2026 noch erlaubt, für kleinere Unternehmen bis Ende 2027, danach nur noch als E-Rechnung.
Brauche ich eine spezielle Software für E-Rechnungen?
Zum Empfangen reicht ein Programm, das die Dateien lesbar anzeigt. Zum Ausstellen brauchst du eine Software, die XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen kann. Viele Buchhaltungsprogramme können das bereits.