Steuern & Finanzen
Umsatzsteuer für Selbstständige
Die Umsatzsteuer ist ein durchlaufender Posten: Du nimmst sie ein und gibst sie an das Finanzamt weiter. Hier erfährst du, wie das in der Praxis funktioniert.
So funktioniert die Umsatzsteuer
Die Umsatzsteuer zahlt am Ende der Endverbraucher. Unternehmen sind nur die Sammelstelle:
- Du stellst deinem Kunden 1.000 Euro plus 19 Prozent Umsatzsteuer in Rechnung, also 1.190 Euro.
- Für dein Projekt kaufst du Software für 100 Euro plus 19 Euro Umsatzsteuer ein.
- Ans Finanzamt zahlst du die Differenz: 190 Euro minus 19 Euro Vorsteuer = 171 Euro.
Für dich ist die Umsatzsteuer also ein durchlaufender Posten, sofern du sauber rechnest und das Geld nicht ausgibst.
Steuersätze
- 19 Prozent: Regelsteuersatz für die meisten Waren und Dienstleistungen
- 7 Prozent: ermäßigter Steuersatz, zum Beispiel für viele Lebensmittel, Bücher und bestimmte kulturelle Leistungen
- steuerfrei: zum Beispiel ärztliche Heilbehandlungen, bestimmte Bildungsleistungen und Umsätze von Kleinunternehmern
Die Umsatzsteuer-Voranmeldung
Du meldest die Umsatzsteuer nicht nur einmal im Jahr, sondern laufend per Voranmeldung über ELSTER (§ 18 UStG). Abgabe und Zahlung sind bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums fällig.
| Umsatzsteuer im Vorjahr | Voranmeldungszeitraum |
|---|---|
| mehr als 9.000 Euro | monatlich |
| bis 9.000 Euro | vierteljährlich |
| bis 2.000 Euro | Befreiung von Voranmeldungen möglich, nur Jahreserklärung |
Im Gründungsjahr schätzt du die Umsatzsteuer im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Daraus ergibt sich der Voranmeldungszeitraum. Die früher geltende Pflicht für Gründer, in den ersten beiden Jahren monatlich anzumelden, ist für die Jahre 2021 bis 2026 ausgesetzt. Ob sie ab 2027 wieder gilt, solltest du bei deinem Finanzamt prüfen.
Dauerfristverlängerung: Auf Antrag verlängert sich die Abgabefrist um einen Monat. Bei monatlicher Abgabe ist dafür eine Sondervorauszahlung nötig.
Zusätzlich gibst du jedes Jahr eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung ab.
Soll- oder Istversteuerung
- Sollversteuerung: Die Umsatzsteuer ist fällig, wenn du die Leistung erbracht hast, auch wenn der Kunde noch nicht bezahlt hat.
- Istversteuerung: Die Umsatzsteuer ist erst fällig, wenn das Geld eingegangen ist. Möglich auf Antrag bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro, für Freiberufler unter bestimmten Voraussetzungen auch darüber.
Für Gründer ist die Istversteuerung meist günstiger. Mehr: Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.
Besonderheiten
- Reverse-Charge-Verfahren: Bei bestimmten Leistungen, etwa von ausländischen Unternehmen oder in der Baubranche, schuldet der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer. Typisches Beispiel: Werbung bei ausländischen Plattformen.
- Leistungen ins EU-Ausland: An Unternehmen in anderen EU-Ländern stellst du meist ohne deutsche Umsatzsteuer und mit Hinweis auf das Reverse-Charge-Verfahren in Rechnung. Dafür brauchst du eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
- Rechnungen: Umsatzsteuersatz und -betrag müssen korrekt ausgewiesen sein. Mehr: Rechnung schreiben.
Häufige Fragen
Muss ich Umsatzsteuer zahlen, wenn der Kunde nicht zahlt?
Bei Sollversteuerung zunächst ja, du kannst sie aber korrigieren, wenn die Forderung endgültig ausfällt. Bei Istversteuerung erst nach Zahlungseingang.
Kann ich von der Kleinunternehmerregelung in die Regelbesteuerung wechseln?
Ja, freiwillig oder zwingend beim Überschreiten der Grenzen. Bei freiwilligem Wechsel bist du fünf Jahre gebunden. Mehr: Kleinunternehmerregelung.
Was passiert, wenn ich die Voranmeldung zu spät abgebe?
Das Finanzamt kann Verspätungszuschläge und bei verspäteter Zahlung Säumniszuschläge festsetzen.